Vaga para Administrador de Projecto

Descrição da Vaga

Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo (ADPP) formou um forte consórcio com parceiros locais (ComuSanas e Kupulumussana) e parceiros de assistência técnica (FHI360 e Dimagi), para implementar um projecto financiado pela USAID Moçambique, denominado “Mozambique Local TB Response” pretende recrutar para o seu Projecto um (1) Administrador para Zambézia.

Objectivos do projecto

  • Capacitar as Entidades Locais e as Comunidades para providenciar serviços de qualidade na área da Tuberculose, usando uma abordagem baseada no paciente e elevar a resposta à TB em Moçambique a um nível totalmente novo;
  • Aumentar o número de pessoas com TB sensível e TB Resistente aos medicamentos diagnosticadas, notificadas e concluído com sucesso o seu tratamento;
  • Contribuir para o desenvolvimento da nova estratégia nacional de TB;
  • Apoiar o governo a reduzir a incidência de TB em 90% até 2035;
  • Desenvolver a capacidade das organizações locais para implementar intervenções de alta qualidade contra a Tuberculose;
  • Desenvolver a capacidade das organizações locais para implementar intervenções de alta qualidade contra a Tuberculose.

Objectivo da Vaga

(A) Administrador(a) do Projecto fornecerá apoio administrativo, financeiro e logístico ao Projecto. O Projecto estará baseado na cidade de Quelimane, com possíveis viagens para as províncias e os distritos de implementação do projecto sempre que for necessário.

Descrição Geral da vaga

  • Prestar apoio administrativo geral ao projecto;
  • Manter registos de documentação do projecto incluindo detalhes dos bens do projecto, detalhes da equipa e contratos de consultoria;
  • Manter detalhes necessários dos pagamentos relacionados ao projecto, suas datas de vencimento e garantir que são executados em tempo certo, de acordo com os contratos relevantes;
  • Manter um registo actualizado dos bens fixos do projecto;
  • Actualizar periodicamente o inventário dos bens e materiais do projecto, controlar a afectação dos equipamentos aos funcionários do projecto;
  • Certificar-se que todos os bens (activos) pertencentes ao projecto são marcados para fins de identificação. A lista deve ser identificável no registo dos bens;
  • Assegurar que todos os activos pertencentes ao projecto estão assegurados;
  • Participar em encontros e reuniões relacionados com as questões financeiras e execução orçamental do projecto, sempre que for solicitado;
  • Assegurar que todos os edifícios arrendados tenham contratos e garantir o pagamento da renda, impostos, água e energia em tempo previsto no acordo;
  • Conhecer a periodicidade do pagamento de água, energia e outros encargos relacionados com os edifícios;
  • Assegurar a disponibilidade de consumíveis nos escritórios;
  • Estabelecer um sistema de compra e distribuição dos consumíveis do escritório;
  • Controlo de expediente que entra e sai do projecto.

Responsabilidades

Recursos Humanos

  • Elaborar relação nominal de todo o pessoal do projecto;
  • Assegurar que todo o pessoal no projecto tem as suas tarefas e responsabilidade claramente definidas;
  • Assegurar que todos os trabalhadores tenham os seus ordenados em tempo útil;
  • Em coordenação com o Sector de Recursos Humanos, acompanhar todo o processo de pagamento de salários;
  • Acautelar-se sobre assuntos de legalidade do pessoal (férias disciplinares, processos individuais, contratos de trabalho, etc.).

Transporte

  • Estabelecer um Plano eficiente do uso de viaturas;
  • Introduzir o uso do Log book para o controlo dos movimentos das viaturas;
  • Assegurar uma manutenção regular e cuidadosa das viaturas e o pagamento de todas as obrigações legais estabelecidas (seguro, manifesto, etc.);
  • Definir plano de trabalho dos motoristas.

Logística

  • Garantir melhor organização dos eventos realizados pelo projecto (seminários, treinamentos, alojamento, transporte e outros custos afins);
  • Coordenar as aquisições de bens e serviços (assegurar tudo que tenha sido pago seja transportado e entregue no local desejado).

Contas Bancárias

  • Assegurar que todos os cheques emitidos apresentam justificativos validamente correctos (Requisição, cópia do cheque, facturas e recibos ou VD, se for o caso);
  • Assegurar o envio de todos os justificativos a Contabilidade, até ao dia 10 do mês seguinte.

Conta Caixa

  • Garantir que os resumos e declarações de caixa estão nos processos de contas;
  • Conferir as entradas e saídas de caixa, cada semana;
  • Fazer contagem física regular de caixa;
  • Garantir boa qualidade da documentação justificativa enviada à Contabilidade.

Orçamento

  • Conhecer o orçamento do projecto incluindo dos distritos;
  • Conhecer a periodicidade de cada orçamento (nos distritos);
  • Assegurar que os gastos efectuados estão em consonância com as linhas orçamentais.

Despesas

  • Assegurar que as despesas efectuadas estão alinhadas com o orçamento do projecto e tem a devida autorização;
  • Todas as despesas devem apresentar justificativos válidos e contabilisticamente aceites;
  • Responsável por assegurar que os procedimentos financeiros da ADPP estão a ser utilizados de forma adequada;
  • Assegurar que os gastos do projecto sejam adequadamente rastreados de acordo com o orçamento do projecto aprovado;
  • Preparar, verificar e organizar, com a equipa de terreno, a documentação contabilística mensalmente e enviar atempadamente para a Sede, juntamente com todos os mapas financeiros relevantes, isso inclui:
  • Requisições para despesas devidamente assinadas em todos os espaços
  • Recibos para suportar as despesas / gastos / incorridas
  • Relatórios de actividades;
  • Lista de participantes, assinado pelos participantes em cada evento;
  • Relatórios de viagens;
  • Resumos de caixa e declarações devidamente revistos e assinados pelo caixa e líder do projecto
  • 3 Cotações e relatório do comité;
  • Recibos de pagamento de INSS e IRPS;
  • Verificar a qualidade de consistência da documentação enviados pelas equipas do terreno;
  • Garantir a correcção ou conclusão de processos insuficientemente ou indevidamente documentados;
  • Garantir a correcta codificação das despesas em função das rúbricas orçamentais do projecto;
  • Apoiar na preparação dos relatórios mensais de execução orçamental internos e relatórios trimestrais para o financiador;
  • Assegurar o controlo dos fluxos financeiros entre a ADPP e o projecto;
  • Verificar os processos de procura e aquisição, em função das regras da ADPP e do doador, quer sejam realizadas na Sede ou no terreno;
  • Reconciliar as evidências relacionadas ao uso de combustível, nomeadamente as requisições e recibos de abastecimento com os livros de bordo dos veículos;
  • Verificar o controlo de pessoal com folhas de salários, e ajudar HR com a verificação dos processos individuais.

Competências e Competência

  • Licenciatura em Contabilidade, Gestão, Economia, Administração Pública ou equivalente;
  • Pelo menos cinco anos de experiência em gestão financeira de programas ou posições similares;
  • Capacidade comprovada de administrar um programa incluindo a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros;
  • Experiência de gestão financeira e controlo orçamental;
  • Boa capacidade de relacionamento interpessoal, motivação e comunicação;
  • Competências em Word, Excel, PowerPoint e Internet;
  • Cuidadoso e atento aos detalhes;
  • Capacidade de trabalhar em equipa ou de forma independente sob a direcção do supervisor;
  • Boa organização e habilidades de gestão do tempo;
  • Capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplos prazos;
  • Pró-activo.

Local e Duração do Projecto

Local: Zambézia

Duração: 5 Anos (Setembro de 2019 a Setembro de 2024).

Como se candidatar?

Os interessados deverão enviar somente “Curriculum Vitae” para o correio electrónico:  adpp.recrutamento@adpp-mozambique.org indicando no Assunto a VAGA para a qual se candidatam.

DATA LIMITE DE CANDIDATURAS: 26 de Julho 2021.

Nota: Serão apenas contactados os potenciais candidatos para as entrevistas.