Vaga para Assistente Distrital De Operações

 A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF), no âmbito das suas actividades pretende recrutar um (1) Assistente Distrital de Operações para Província de Gaza.

Descrição Sumária

No âmbito logístico o incumbente será responsável pela gestão de frota e a logística de Manutenção do escritório Distrital da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation e por realizar e consolidar o inventário geral de bens no seu Distrito; O incumbente aplicará os princípios gerais de Contabilidade para pequenas operações de suporte as actividades da EGPAF no distrito; Assistirá no processamento de pagamento/formações ao nível do escritório Provincial e que tenham que ser efectuados nos Distritos; Apoiara as operações em geral (RH ao nível Distrital, Grants, Finanças, Procurement, Administração, IT, etc).

Responsabilidades

Responsabilidades de Logística

  • Elaborar o plano semanal de transporte da região;
  • Fazer requisições do material do serviço necessário no distrito e propor ao nível provincial;
  • Supervisão diária dos Motoristas, Carros e Motos;
  • Reportar a cada semana os movimentos e manutenções (danos, mecânicas, acessórios, registo administrativo e ou documentação) semanais a logística de Gaza para difusão a nível Nacional;
  • Supervisionar os livros de bordo (Log-books etc) assegurando que tenham informação real da vida do Carro ou Motorizada;
  • Propor requisições de eventuais necessidades para manutenções regulares e curativas a efecutar no Escritório regional (mobiliário, espaço, eventuais ligações de rede e ou eléctrica, acessórios);
  • Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade;
  • Propor ao escritório Provincial eventual descarte de material ao escritório Provincial;
  • Fazer a inventariação diária do escritório regional e reportar trimestralmente a Província o equipamento da EGPAF a nível Distrital;
  • Apoiar na actualização de base de dados dos Fornecedores de bens e serviços locais;
  • Fazer seguimento dos processos de aquisição e entrega de bens e serviços na região através de guias de entregas ou PTAs;
  • Apoiar o Escritório em actividades relacionadas com o hardware, software quando necessário;
  • Reportar ao IT Provincial qualquer apoio necessário;
  • Supervisionar os Motoristas de modo a garantir que estes mantenham os diários de bordo sempre actualizados e limpos;
  • Preencher e enviar as fichas de consumo de combustível mensalmente;
  • Apoiar a equipa Técnica Distrital na elaboração de requisições.
  • Dar suporte técnico e formação sobre o uso correcto dos bens da Fundação (Viaturas, Motas, Computadores, Impressoras, etc).

Apoio Técnico

  • Apoiar a equipa distrital e o SDSMAS em alocação de bens e material de trabalho as Unidades Sanitárias.

Responsabilidades de Finanças

  • Apoiar o Escritório Provincial em seguimento de pagamentos com Fornecedores locais;
  • Apoiar em coordenação com o escritório Provincial pagamentos de perdiems, recolha de lista de presenças, etc. nas formações realizadas no Distrito;
  • Reportar todas as situação que forem detectadas no âmbito de pagamento de qualquer que seja a actividade;

Responsabilidades de subvenções:

  • Reforçar que os beneficiários actualizem os mapas de inventário e a respectiva colocação dos «brandings» nos bens recebidos da EGPAF e adquiridos com fundos de SA;
  • Fazer prova de vida dos beneficiários em coordenação com o Oficial de C&G (numa base trimestral).
  • Apoiar no envio dos relatórios físicos no âmbito de Grants

Responsabilidades de Recursos Humanos

Arquivo pessoal

  • Garantir que todos os funcionários do Distrito têm um arquivo pessoal atualizado e preencher com informações precisas e bem arquivados no gabinete apropriado;
  • Certificar-se de que um novo funcionário recrutado imediatamente adira às políticas da Organização.

Gestão de Pessoal

  • Realizar entrevista de saída e processo de liberação para todos os Funcionários que saiam da Empresa para fins diversos e apresentar ao RH e gerente de Administração para ser aprovado;
  • Apoiar na gestão de benefícios do pessoal (Medical Aid, Funeral, os transportes, as dificuldades, o subsídio de comunicação, o subsídio de realocação) no Distrito;
  • Apoiar o Oficial Sénior de RH para supervisionar as atividades de Trabalhadores em campo e aconselhar o gerente / coordenadores sobre bem-estar empregado na Organização;
  • Responsável por manter actualizada a lista de pessoal;
  • Garantir que todo o pessoal esteja registrado no INSS e tenha posto o cartão de sócio; Atualizar as agências do INSS em caso de recrutamento e saída de empregado na folha de folha de pagamento do INSS;
  • Apoiar na elaboração da relação nominal e cumprimento do horário de trabalho no distrito;
  • Responsável pela licença, em coordenação com o Oficial Sénior de RH e Administração para aprovação;
  • Responsável pela elaboração da lista de absentismo e enviar para o Oficial Sénior em base mensal;
  • Actualização da base de dados do arquivo pessoal e reportar ao RH;
  • Participação directa na seleção e entrevista de novos candidatos selecionados a nível do Distrito;
  • Fazer a verificação (Levantamento de ausência e presença) das folhas de ponto das Mães Mentoras e da Auxiliar de escritório no final de cada mês e o respectivo processamento do subsídio e envio a posterior ao RH.
  • Apoio aos novos colegas na integração as actividades do distrito;
  • Fazer valer as políticas da Fundação de acordo com o manual de procedimentos;
  • Reportar qualquer incidente ou avaria da região;
  • Apoiar os colegas no preenchimento de timesheets.

Outras Responsabilidades

  • Garantir a limpeza e manutenção do escritório sob sua responsabilidade;
  • Responsável pelas actividades de secretaria e recepção ao nível regiona;.
  • Participar na coordenação das actividades com o parceiro local;
  • Elaborar/enviar lembretes semanais sobre os processos pendentes nos diferentes sectores a nível da Província e Nacional ( follow up);
  • Assegurar a harmonização de planos da área Técnica VS Operacional (cobrar o envio atempado de planos para garantir que estes sejam contemplados no plano da Província);
  • Interação/comunicação atempada e contínua com o parceiro sobre qualquer alteração de planos (calendário de rotas para viaturas e motociclos como forma de evitar insatisfações);
  • Assegurar que os parceiros estejam alinhados com as políticas da Fundação no que concerne ao uso de meios circulantes e fundos (explicar sempre que necessário);
  • Responder positivamente a todas preocupações emergentes dos colegas (RH, Finanças, Logística e Procurement) e também dos parceiros;
  • Apoiar o parceiro na resolução de alguns conflitos entre funcionários do MISAU VS colaboradores da Fundação;
  • Fazer visitas às unidades sanitárias como forma de medir a satisfação dos parceiros abrindo espaço para que estes deixem opiniões sobre a actução da área operacional (motoristas e motociclistas) como forma de faze-los parte das soluções para o melhoramento dos serviços;
  • Fazer visitas aos fornecedores para verificar se as condições de higiene antes verificadas continuam ou não como também se se mantêm os padrões de qualidade antes fornecidos;
  • Distribuição das folhas de ponto para a efectividade mensal das MM e EP;
  • Orientar as MM e EP em relação as folhas de ponto;
  • Explicitar todos os procedimentos de gestão administrativa de RH, incluindo a resposta as preocupações que tanto as MM como os EP apresentam;
  • Ponto focal em termos de segurança na região.

Requisitos

  • Nível Médio em Administração, RH ou formação média equivalente no ramo;
  • Dois anos de experiência profissional comprovada nos ramos de logística, administração e ou finanças e Recursos Humanos;
  • Experiência básica em gestão de parque automóvel, informática, eletricidade, segurança e gestão de bens móveis/imoveis, gestão de RH;
  • Domínio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
  • Fluente em Português e boa comunicação em inglês;
  • Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
  • Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
  • Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
  • Alto sentido de Responsabilidade e Liderança;
  • Proactivo e criativo;
  • Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;
  • Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir múltiplos prazos, e resolver problemas;
  • Habilidade em lidar com situações de conflito;
  • Capaz de executar multiplas tarefas com apoio muito limitado;
  • Capacidade de manter confidencialidade e discrição;
  • Tempo Inteiro.

Exigências

  • Curriculum Vitae;
  • Carta de Candidatura.

Sobre a Empresa

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) é uma ONG que trabalha em parceria com o Ministério da Saúde, na implementação do Programas de Prevenção de Transmissão Vertical (PTV) de HIV e cuidados e tratamento para pessoas vivendo com HIV. A sua missão é assegurar a inclusão de crianças, prevenindo a transmissão de HIV da mãe para o seu filho e garantir-lhes o acesso a serviços de qualidade.

Processo de Candidatura

Link: https://cho.tbe.taleo.net/cho01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=PEDAIDS&cws=47&rid=2201

Validade: 06/11/2020

Local: Gaza

Níveis: Nível Médio

Regime: Tempo Inteiro

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