A CARE Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente de Logística e Administração do Escritório baseado em Nacala, Província de Nampula e Pemba, Província de Cabo Delgado para o projeto de Resposta à Emergência ao Ciclone Kenneth.

Resumo de Trabalho

A responsabilidade geral do Assistente Administrativo é de apoiar o Gestor Administrativo /gestor de Projecto/ Coordenador do Sub Escritório a garantir que o funcionamento diário da administração do escritório principal é feito de uma forma eficiente e com eficácia de custos. O titular do cargo irá prestar apoio e responder em matérias relacionadas com a administração, e lidar com clientes quando solicitado.
Ela/ele é também responsável pela manutenção e supervisão do sistema de ficheiros do sub-escritório, garantir a existência de aprovisionamentos de escritório em todos os momentos, gerir fundos para pequenas despesas do subescritório, manter o inventário tanto manual como eletrónico do escritório, e apoiar o Administrador nas aquisições.

Responsabilidades

Responsabilidade No: 1 Gerir as propriedades da CARE incluindo os escritórios, residências e respectivo equipamento

  • Assegurar que todo o equipamento da CARE (ar-condicionados, fotocopiadoras, extintores de incêndios, geradores, aparelhos eléctricos, etc.) seja salvaguardado e mantido devidamente através de contratos regulares de manutenção, conforme apropriado;
  • Agir como elo de ligação com a agência de segurança e resolver assuntos que surjam nesta área;
  • Aconselhar as Finanças em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o aluguer e manutenção de equipamento para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
  • Apoiar o pessoal expatriado na procura de alojamento adequado de acordo com a política da CARE e apoiar na fixação;
  • Participar na negociação dos contratos de casas.

Responsabilidade No: 2 Gestão de Aquisições

  • Tratar dos processos de aquisições locais e internacionais para assegurar um fornecimento atempado de bens e serviços (incluindo serviços de consultoria) de acordo com as políticas de compras e normas de qualidade de serviços;
  • Lançar concursos e preparar Resumos de Avaliação de Propostas;
  • Inspeccionar as mercadorias recebidas para garantir sua qualidade e quantidade e aprovação;
  • Aprovar a entrega dos artigos no armazém através da guia de mercadorias interna;
  • Fazer o acompanhamento do pagamento de bens e serviços e contas, e aconselhar o Contabilista em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o fornecimento de bens e serviços para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
  • Apoiar o Oficial Administrativo na administração de formação ao pessoal sobre as políticas de aquisições;
  • Executar tarefas delegadas para cobrir as mesmas áreas de responsabilidade do official de Procurement, embora sem nenhuma negociação com os vendedores ou aprovação do acordo de compras;
  • Rever encomendas activas para determinar a situação de entrega;
  • Fazer o acompanhamento dos vendedores para assegurar pronta entrega;
  • Comunicar com o pessoal no concernente ao avanço da entrega;
  • Guardar ficheiros para o registo da entrada de facturas;
  • Processar pedidos de isenção de (ou reembolsos) de direitos aduaneiros;
  • Desempenhar funções delegadas de oficial de Procurement conforme necessário;
  • Arquivar diariamente a documentação relacionada com cada processo de Aquisições.

Responsabilidade No: 3 Manter o inventário do escritório tanto manual como electrónico

  • Manter cópias tanto manuais como electrónicas dos ficheiros do inventário;
  • Actualizar o inventário regularmente;
  • Garantir que os números de identificação da CARE estão afixados em todos os artigos do inventário;
  • Garantir, autorizar e manter o registo de todos os movimentos dos artigos do inventário dentro e fora do sub-escritório, e informar Acra sobre quaisquer mudanças para a actualização do registo central do inventário;
  • Fazer o acompanhamento dos movimentos do equipamento para e do escritório;
  • Abrir arquivos e guardar todas as guias de mercadorias;
  • Garantir a realização de pelo menos uma contagem manual por ano e elaborar relatório.

Responsabilidade No: 4 Garantir a existência de aprovisionamentos de escritório em todos momentos

  • Manter um sistema mínimo e máximo de controlo de estoques de todos os aprovisionamentos;
  • Garantir que os níveis dos aprovisionamentos do escritório são mantidos através da encomenda dos aprovisionamentos necessárias conforme adequado de acordo com os procedimentos da CARE;
  • Garantir a entrega de bens adquiridos;
  • Gerir o armazém do sub-escritório com livros apropriados de registo de estoques

Responsabilidade No: 5

  • Organizar as despesas com fundos para pequenas despesas seguindo a política de fundos para pequenas despesas da CARE Moçambique;
  • Procurar a necessária aprovação dos superiores conforme a política respectiva;
  • Contabilidade as despesas com fundos para pequenas despesas numa periodicidade semanal, com a conta a ser assinada pelo Gestor do Projecto ou por uma autoridade indicada;
  • Fazer o lançamento diário das despesas no computador, no programa para fundos para pequenas despesas;
  • Tomar as medidas necessárias para abastecer os fundos para pequenas despesas quando dois-terços do dinheiro tiver sido gasto.

Responsabilidade No: 6 Gestão dos cupões de combustível

  • Guardar de forma segura os cupões de combustível e assegurar sua disponibilidade em todos os momentos para permitir o abastecimento dos veículos durante as horas de trabalho;
  • Emitir cupões de combustível e assegurar que estes sejam registados no livro de registos do veículo;
  • Preparar a reconciliação dos cupões de combustível (cópias e facturas) e submeter ao Supervisor para pagamento no final do mês.

Responsabilidade No: 7 outras actividades delegadas pelo supervisor

Requisitos

  • 12ª Classe concluída;
  • Três anos de experiência em administração;
  • Conhecimento intermédio de procedimentos administrativos relacionados com alfândegas e importações;
  • Conhecimento intermédio da Gestão de Estoques;
  • Conhecimento intermédio de procurement e procedimentos de compras;
  • Habilidades intermédias em informática;
  • Conhecimento intermedio de Inglês;
  • Boas habilidades interpessoais;
  • Conhecimento perfeito do idioma local Makuwa;
  • Nacionalidade Moçambicana.

Os/As Candidatos(as) com o seguinte perfil devem contactar a CARE:

  • Respeito;
  • Integridade;
  • Diversidade;
  • Excelência;
  • Habilidades de comunicação;
  • Foco no cliente;
  • Habilidades interpessoais;
  • Colaboração;
  • Resistência ao stress.

Exigências

  • Curriculum Vitae;
  • Carta de Candidatura.

Nota: Só os candidatos seleccionados serão contactados. Indique a posição e o número da vaga no Email.

Sobre a Empresa

A CARE Moçambique é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos.  Não toleramos qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários. Não fazemos nenhum tipo de cobranças para nenhum tipo de contratação e não procedemos por via de agentes de recrutamento. Oferecemos um pacote de compensação competitiva e a possibilidade de construir uma carreira no sector de desenvolvimento, através de um engajamento a longo prazo e acesso aos recursos e experiência pelo mundo.

Processo de Candidatura

Endereço: Bairro Triângulo, Quarteirão 8, casa Nº 7 – Nacala

Data de validade:outubro 18, 2020

Rua Nº NA061, bairro Natite (Zona de Hotel Raphael)

Email: Mozrecrutamentos@care.org

Validade:

Local: Nacala – Nampula

Duração: 3 meses

Níveis: Nível Médio

Regime: Tempo Inteiro